loader image

הצעת מחיר מקצועית: 4 טיפים מוכחים לכתיבה

יש לי שאלה: האם אפשר למכור בלי להכין הצעת מחיר לעסק?

מה נראה לך התשובה? אגלה לך: כן ולא.

מתי כן? אפשר למכור בלי להכין הצעת מחיר כשאנחנו יכולים לסגור את העסקה מהר. בדרך כלל מכיוון שהלקוח הפוטנציאלי מעוניין במוצר או בשירות שלנו בלבד. לא אכפת לו מהמחיר, הוא רוצה אותנו ולא אף אחד אחר. אבל אם נודה באמת – הרי שמדובר באירוע די נדיר.

מתי לא? אפשר להימנע מהכנת הצעת מחיר כשאנחנו מתחרים עם חברות אחרות שמציעות גם הן בהתלהבות את השיטות שלהן כדי להתמודד עם נקודות הכאב הלקוח. במקרה כזה, הצעה היא עניין של חובה, אין פה שאלות, ולכן עלינו להיות מוכנים לכך. אה, ועוד דבר חשוב: ככל שנענה מהר יותר לבקשת הלקוח לקבל מאיתנו הצעת מחיר, כך יגדל הסיכוי שלנו להביא את העסקה עימו אל קו הסיום.

אז איך כותבים הצעה מקצועית שתנצח את ההצעות של המתחרים שלנו? איך מייעלים את כל תהליך היצירה הזה מבלי לאבד מהאיכות שלו? מה ההבדל בין הצעת מחיר להצעה עסקית רגילה? כל התשובות לשאלות האלה ועוד רבות אחרות בהמשך הפוסט.

מהי הצעת מחיר עסקית?

final quotation

קודם כל, כדאי שנלמד יחד שיעור קטן באוצר מילים. הצעת מחיר היא מסמך שבו אנחנו מתארים את המוצרים או השירותים המבוקשים שהעסק שלנו יכול לספק ללקוח ומצרפים אליהם תמחור רלוונטי. ברוב המקרים, הצעות נכתבות כאשר צד שלישי מבקש את השירותים או המוצרים שלנו.

לעתים קרובות, אנו נוטים להתבלבל בין הצעת מחיר להצעה או הערכה. שלושת המסמכים הללו אכן יכולים לשמש לאותן מטרות, אך עדיין יש ביניהם הבדלים שאני רוצה לדון בהם בפוסט הזה. אני יודע שכרגע התמונה לא ברורה מספיק, ולכן אני כאן כדי לחדד אותה.

מתי כדאי לשלוח הצעת מחיר?

בדרך כלל, ההצעה נשלחת בעקבות בקשה של הלקוח. כאשר לקוח פוטנציאלי מתקשר כדי לברר אילו שירותים אנחנו נותנים בעבודה מסוימת, ואנחנו מאשרים שאנו זמינים לביצוע המשימה, הצעד הבא צריך להיות הכנת הצעת מחיר ושליחתה בהקדם האפשרי.

עלינו להוציא הצעת מחיר, והאמת היא שיש גם צורך בהסכם רשמי בין נותן השירות (אנחנו) ללקוח לפני תחילת כל עבודה.

מנקודת מבטו של הלקוח, הצעת מחיר היא המסמך שהוא יתייחס אליו כשהוא יפנה לכמה עסקים שונים לצורך השוואת מחירים. כדי לעשות זאת בדרך הנכונה, חשוב שנשלח ללקוח הצעה במייל לאחר שנדבר איתו בטלפון. כך נראה מקצועיים יותר מעסקים שפשוט ישלחו לו הודעה בעניין התמחור והסכום שהם מבקשים. אפשר להתייחס למידע שניתן ללקוח בהצעת המחיר בקלות יותר מאשר במקרה של עסק שנוקב בתמחור בלבד בטלפון או במייל.

למה חשוב לשלוח הצעת מחיר?

הצעה מספקת ללקוח בהירות לגבי המוצרים או השירותים שעליהם הוא עומד לשלם – שקיפות שמעניקה לעסק שלך תדמית של מקצועיות ואמינות.

זה גם נותן לך את היתרון שכל היבט ושירות שלך נלקחים בעלות הכוללת של העבודה, כולל העלויות של כל החומרים או המידע שצריך למצוא כדי להשלים את הפרויקט.

מבחינה משפטית, עליך לשלוח הצעת מחיר ללקוח על מנת לתמוך בהסכם משפטי מחייב בינך, נותן השירות, לבין מי שמקבל אותו, קרי הלקוח. בדרך זו, ללא קשר למה שיקרה לאחר תחילת הפרויקט, יש מסמך מוכר שאליו ניתן להתייחס אם מתעוררת שאלה או בעיה מצד העובדים או הלקוח במהלך תהליך העבודה.

מה כלול בהצעת המחיר?

ישנם מספר פרטים חשובים שצריך לכלול בהצעה, החל משם החברה ופרטי יצירת הקשר שלה.

מבחינת מתווה העבודה עצמו, הצעת מחיר צריכה להכיל כמה שורות שמפרטות בדיוק מה נכנס לפרויקט. הן עשויות לכלול עלויות, כמו עלות חומרים (למשל דשן, אם יש לך עסק של גננות) או דלק כדי להגיע ממקום למקום אם המקצוע שלך הוא במכירות ועליך להסתובב כל היום. הצעת מחיר תכלול גם את עלות העבודה שהושקעה בהשלמת הפרויקט.

אם אנחנו רוצים ללטש או לרענן את התמחור שלנו כדי להבטיח שנרוויח טוב מהעסקה האפשרית, כדאי לנו לבצע סקירה כיצד עסקים אחרים מהתחום שלנו מתמחרים את השירותים שלהם.

חשוב לכלול הערות ספציפיות לפרויקט ששוחחנו עליהם עם הלקוח בטלפון או במייל, וכן מסגרת זמן לעבודות שעשויות להימשך יותר מפעם אחת.

הזמן שדרוש להכנת הצעת מחיר הוא השקעה טובה

preparing a quote for clients

עבור בעלי עסקים שמציעים שירותים שונים, היכולת לכתוב הצעת מחיר מדויקת שמכסה באופן מלא את עלותם היא חיונית, הן כשיטה מומלצת לעסק והן כשירות לקוחות.

עלינו להקדיש קצת זמן מראש כדי להבטיח שכל העלויות שכרוכות בפרויקט מתוארות בהצעת המחיר שאנו מספקים ללקוח שלנו. בסופו של דבר, זה יכול לחסוך לנו שעות של טרחה בטווח הארוך אם יתעוררו שאלות או בעיות. וזה מה שבדרך כלל קורה. הצעת מחיר גם תבטיח שהלקוחות שלנו יהיו שמחים יותר בשל הידיעה שהם מבינים בדיוק על מה הם משלמים.

ההבדל בין הצעת מחיר להצעה עסקית רגילה

הצעות מחיר והצעות עסקיות רגילות משמשות לתיווך של המוצרים או השירותים שלנו ללקוח הפוטנציאלי. הצעת מחיר רלוונטית כשללקוח לא אכפת מאיך שאנחנו או המוצרים שלנו יכולים לעזור לחברה שלו, אלא הוא רק רוצה לדעת מה, מתי וכמה.

הצעה עסקית רגילה היא מסמך מפורט יותר שאמור להתייחס לשאלה: איך. יהיה עלינו להפגין הבנה מלאה של הבעיה הקיימת של הלקוח הפוטנציאלי ולהציע לו פתרון ספציפי.

ההבדל בין הצעת מחיר להערכה

הצעת מחיר והערכה חולקות את אותה מטרה, אך לובשות צורות שונות. בעת כתיבת הצעת מחיר עסקית, עלינו להיצמד לטון רשמי ולספק ללקוח מחיר מדויק. הצעת מחיר יכולה לשמש כעמדה משפטית לתמחור שלנו והיא מהווה בעצם חוזה או הסכם.

הערכה מדברת בעד עצמה. כאן עלינו להעריך את המחיר המשוער של המוצר ולנקוב בו. הערכת מחיר לא אמורה לשמש כמסמך משפטי, אלא כמכתב בלתי פורמלי.

רוצה לדעת איך ליצור הצעת מחיר משכנעת במיוחד שתעלה את הסיכויים שלך לקחת את העסקה? מעולה, כי בדיוק עכשיו הגענו לקטע הכי מעניין בפוסט. אני הולך לתת לך ארבעה טיפים ליצירת הצעות מחיר עסקית שללקוח הפוטנציאלי שלך יהיה קשה מאוד לסרב לה. במיוחד אם היא תישלח אליו לפני ההצעות של כל שאר המתחרים.

4 טיפים ליצירת הצעת מחיר משכנעת

handing out a quote for a client

אני רוצה שנהפוך כעת את תהליך היצירה למעניין יותר. לא מספיק לדעת להכין הצעת מחיר לעסק, אלא עלינו לדעת כיצד להמיר את הלקוח הפוטנציאלי שהולך לקבל אותה ללקוח משלם.

כדי להגיע למצב הזה, אני נותן לך 4 טיפים סופר חשובים לשיפור הכתיבה של הצעת המחיר שלך. הטיפים האלה באים מהניסיון העשיר שלי בכתיבת הצעות מחיר, שהצליח לגייס עבורי לקוחות טובים ועסקאות גדולות.

1. להקפיד על המבנה הנכון

השלב הזה אינו דורש כל כך הרבה יצירתיות, אבל אנחנו כן זקוקים למבנה כדי שיהיה לנו וללקוח שלנו קל יותר לקרוא את המסמך. אז להצעות מחיר יש סגנון פריסה סטנדרטי שנראה ככה:

  • כותרת הצעת המחיר – יש לציין את שם החברה, אנשי הקשר, מספר העוסק, מספר הצעת המחיר ותאריך, תנאי תשלום ושם המקבל. עליך לכתוב את המילה "הצעת מחיר" בראש העמוד.
  • גוף הצעת המחיר – לתאר את המוצרים או השירותים המוצעים ולספק מידע על המחירים.
  • כותרת תחתונה של הצעת המחיר – לכלול את הסכום הכולל של הפריטים, שיעור המס ותוקף הצעת המחיר. חשוב להניע לפעולה בדרכים שונות, כמו לבקש את חתימת הלקוח.

2. להפוך את הפרויקט לויזואלי

לא משנה כמה מאמץ יהיה כרוך בהכנת הצעת המחיר, ייתכן שמילים לא יספיקו כדי לתאר את המוצר שלך. זה נכון במיוחד אם מדובר בחידוש שיש לו כמה מאפיינים ייחודיים שאינם נפוצים בשוק בשלב של כתיבת ההצעה. במקרה זה, עליך לשקול לכלול תמונות או סרטונים של המוצר שלך כדי שאלה ידברו בעד עצמם.

אם החברה שלך מספקת ללקוחות שירותים ספציפיים, אפשר להפוך גם אותם לויזואליים על ידי סרטונים, תמונות וגרפים שמשקפים בצורה הטובה ביותר הן את התהליך והן את התוצאה. חברות רבות אינן עושות זאת, כך שזה יאפשר לך להתבלט מול המתחרים.

3. להשתמש בתוכנת הצעת מחיר למזומן

הגדרנו כבר מהי הצעת מחיר, אך מהי הצעת מחיר למזומן? בקצרה, לא רק שהלקוח יכול לחתום ולקבל את ההצעה, אלא שהוא יכול גם לשלם מיד עם החתימה שלו. תהליך זה הוא דרך מהירה ונוחה להשגת העסקה והלקוח. כמובן שאי אפשר לשלם עבור מסמך בכתב יד שהתקבל בדואר, ולכן הצעה שנוצרה באמצעות תוכנה תעזור לך להשיג את הפונקציונליות הרצויה של הצעת מחיר למזומן.

4. לבנות תבנית עם זהות מותגית חזקה

אם העסק שלך מתמודד עם הצעות מחיר ומסמכים אחרים לעתים קרובות, כדאי ליצור מספר תבניות למסמכים הנפוצים ביותר שיוצא לך לטפל בהם מדי יום. חשוב לציין שהתבנית שלך צריכה להיות ייחודית ולהדגים את זהות המותג שלך.

אז איך אפשר לגרום למסמכים האלה להראות מעוצבים יפה תוך זמן קצר? עיצוב תבניות עשוי לקחת שעות או אפילו ימים של עבודה שגוזלת זמן אם ההחלטה שלך היא להכין אותן מאפס. תוכנה ליצירת הצעות מחיר תוכל לסייע לך לבחור בתבנית מוכנה, כאשר כל מה שצריך לעשות הוא להתאים אותה באופן מלא לפי הצרכים שלך וצרכי הלקוח שלך.

אני ממליץ לך בחום לבדוק תוכנות כמו PandaDoc, QuoteWerks, Zuora, HubSpot Quotes, ועוד.

אז עכשיו שיש לך הבנה עמוקה יותר לגבי החשיבות של הצעת מחיר רצינית שנעשתה בצורה הנכונה, אפשר לגשת למלאכה ולהתחיל להכין אותה. אני יכול לומר לך שבאופן כללי, עדיף לעשות את זה בזריזות. פעולה מהירה מעידה על מחויבות ועל רעב לעבודה, שני דברים שכל לקוח פוטנציאלי ללא ספק יעריך מאוד. הכנת הצעת מחיר היא מסוג הדברים ששווה להישאר ערים בשבילו עד השעות הקטנות של הלילה. זה ישתלם לך!

יש לך תבנית שבא לך לשתף איתי כדי לראות אם היא תעבוד? יאללה, בכיף. אפשר לפרסם אותה בתגובות למטה ולקבל ממני פידבק.

שיתוף:

שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

עוד מהבלוג:

הסקר הגדול על שירותי ניהול משרד

חשבתם פעם לשכור חברת שירותי ניהול משרד לעסק שלכם? אלה הנתונים שאתם חייבים לדעת קודם כל, למה בכלל ערכנו את הסקר? עם פרוץ מגפת הקורונה,

הירשם לניוזלייטר

להרשמה לניוזלייטר ולקבלת פוסטים ישירות למייל