ניהול משימות היא אולי המשימה הכי מייגעת שיש לנו במשך היום, במקום להשקיע בעבודה עצמה, אנחנו משקיעים בלנתב אותה. במאמר הזה אני סורק את כל המסע שלי לניהול משימות נכון – תובנות, כלים שנחשפתי אליהם, והפתרון שמצאתי בסוף.

הקדמה

העיקרון הכי גדול שמנחה אותי בכתיבת תוכן לאתר שלי, הוא כתיבה לשם לימוד.

אני לא רוצה לכתוב כדי לקדם את האתר, אלא כדי שמישהו אחד (מספיק אחד!) ואני, נלמד משהו חדש (על מתודת ה׳איך ללמוד משהו חדש׳ שלי, בהזדמנות אחרת).

את הפוסט הזה אני כותב תוך כדי תהליך עצמי של מציאת תוכנה לניהול משימות שתתאים לי. הורדתי תוכנות שונות בעבר, כל פעם על פי המלצה של אי מי ממכריי או מאמר שקראתי באתר כלשהו, אבל לצערי זה נכשל פעם אחר פעם. האכזבה כל פעם מחדש מלהכניס את המידע לאפליקציה ואח"כ להוציא אותו כשאני מבין שזה לא בשבילי, הא תמיד קשה. אז החלטתי שהפעם אני הולך הכי עמוק שאני יכול על מנת למצוא אחת ולתמיד את התוכנה שתתאים לי. אחרי הכל, בתור איש קריאייטיב פרילאנסר שעובד עם מספר חברות פרסום ולקוחות פרטיים במקביל, וחייב בו זמנית לדאוג לפרסום תמידי של עצמי ולפרויקטים הפרטיים שלי, זה לגמרי MUST.

אחרי מלחמת העולם השניה, הכלכלה היפנית נזקקה לשיקום. כחלק מהתהליך פיתחו היפנים שיטה שנקראת קאיזן (הנה לינק לדף הויקיפדיה, אבל רק שתדעו שהוא טרחני בטירוף ובעיקר נוגע לארגונים וחברות גדולות). התרגום המילולי של השיטה הוא ׳שיפור תמידי׳, או בשם האחר שלה ׳שיטת ה-1%׳, שאומרת בצורה הכי ברורה: אם תנסה לסדר 100% מהארגון שלך, תיכשל בוודאות. אבל אם תשנה בכל יום משהו אחד קטן, זה ישפיע באופן אפקטיבי הרבה יותר. בנוסף, גם אם השינוי נכשל – הוא אינו משפיע על כל הארגון.

אז הנה, אני משפר משהו קטן בעסק שלי. מזמין אתכם להצטרף אליי (ואולי גם ללמוד) מהמסע הקטן הזה.

עקרונות החיפוש

לפני שיצאתי לחיפוש אחר תוכנה חדשה, ידעתי שעליי לקבוע מספר כללים. גם בכדי לא להיכשל פעם נוספת, וגם בכדי ליצור לעצמי כללים שיחליטו בשבילי איזו תוכנה טובה ואיזו לא. כי לא ארוויח מאומה אם אנסה שוב את אחת מתוך 5 התכנות הטובות ביותר לניהול זמנים.

הנה הכללים:

  • פרילאנסר במרכז.
    הרבה מתוכנות ניהול המשימות נבנו במטרה להקל על ניהול פרויקטים שמתפעלים מספר אנשי צוות (כמו: Asana, Trello וכדו׳). הסיבה שהן לא נתנו לי מענה הייתה מהות הבנייה שלהן, שהותאמה בעיקר להתממשקות של הרבה אנשים באפליקציה אחת.  אני מחפש מישהו שחשב על הפרילאנסר הבודד שיושב בבית וצריך להתחיל לפרק משימה. 
  • פשטות ואינטואיטיביות.
    אין לי זמן וכוח להתיישב ללמוד תוכנה חדשה. לכן עליה להיות פשוטה, כזו שבתוך מספר שניות אקלוט כיצד היא מתנהלת ואוכל להתחיל ״לשפוך״ את הפרויקטים שלי פנימה. אני רוצה שתהיה לי אפשרות בתוך שנייה ״לנחות״ לתוך יום העבודה שלי. 
  • הכל במקום אחד.
    אני רוצה אפליקציה אחת בלבד, שבה יקרה הכל. לא יודע למה אני כותב את זה, זה נשמע מובן מאליו, אבל נראה לי חשוב לציין. 
  • מובייל.
    אולי גם זה נשמע מובן מאליו, אבל ברוב תוכנות ניהול המשימות, לא כל האופציות זמינות גם בנייד. 
  • נוטיפקציות.
    אני צריך מערכת שמסתנכרנת עם הלו"ז והפלאפון שתגרום לי לעשות את המשימות שלי בכיף. (או שתעשה אותן במקומי 🙂 סתם).
  • תוכנה חינמית.
    יש מצב שיצאתי הרגע הישראלי המכוער (אתם יכולים לקפוץ לי, דו פרצופיים שכמותכם :), אבל מי אוהב לשלם?!
    בכל מקרה, אני כמובן לא מוכן שזה יבוא על חשבון איכות המוצר.

תהליך החיפוש

Tasks

כיום אני משתמש בכמה תוכנות כדי ״לזרוק״ בהן את המשימות שלי.
במייל שלי, ב-Inbox של גוגל, יש מספר דברים מעצבנים (למשל, אין אפשרות לשמור כמות גדולה של מסמכים ל-Drive בבת אחת. יש להיכנס אחד אחד ולשמור), וב-Tasks של גוגל שעובדת טוב בעיקר עם Gmail, אבל בתור אפליקציה בודדת היא נראית שנות ה-90, בדיוק כמו Gmail.
אז היא נפסלה.

בכל מקרה, לאדם הפרטי שרוצה לנהל רשימת קניות ומשימות ביתיות זה בהחלט יכול להספיק. ייתכן מאד שאמשיך להשתמש במערכת זו למשימות האישיות כמו רישום ילד למעון ועריכת רשימות מכולת.

Thrive solo

רק מהשם של האפליקציה (בתרגום חופשי: תפרח בודד), הבנתי שעקרון ׳הפרילאנס במרכז׳ מככב באפליקציה הזו, אבל מסיור קטן באתר שלה הבנתי שבתוספת של 1$ תוכל להוסיף כמה חברי צוות שתרצה. ממה שנראה לי, זו תוכנה שמוצלחת בעיקר לאנשים שנמצאים מול מחשב ומסך גדול רוב הזמן, או אם אנסה לדייק יותר: מעצבים וצלמים. ישנן אופציות רבות של ניהול פרויקטים לפי נקודות ציון וסנכרון ביניהן לבין הכסף והחשבוניות (נראה לי שרק בחו"ל). נראה נחמד באופן יחסי.

לא בחרתי: אין אפליקציה + יש בה יותר מדי אופציות.

Now Do This

מדהים. מדהים. מדהים. יש לכם עודף של משימות? בא לכם להיות ממוקדים? זה האתר שלכם! מדובר באתר פשוט בו ניתן לרשום בכל שורה משימה אחרת, לחיצה על כפתור "התחל" תסמן את המשימה בBold (בולד) ולידה מופיע כפתור "סיימתי". בטוח שהאתר הזה יבוא אצלי לידי שימוש בהזדמנות כלשהי.

לא בחרתי: אין אפשרות לנהל פרויקטים ולשמור דברים לאורך זמן.

Bullet journal

יומן בולטים. מדובר בשיטה לניהול משימות, שצוברת תאוצה ומשתפרת כל הזמן, תוך שימור העקרונות הבסיסיים שאינם משתנים. השיטה דוגלת בניהול משימות ורעיונות ביומן אחד פיזי, ותכנון של עצמך ברמה השנתית, החודשית והיומית. ניסיתי את השיטה הזו במשך תקופה בה עבדתי כשכיר והיא בהחלט העלתה את התפוקה שלי.

לא בחרתי: היא דורשת להקדיש זמן לניהול היומן ולדאוג באופן מתמיד שיישאר מסודר.
ממליץ בחום לבדוק את השיטה.

אם הבחירה שלי בתוכנה אחרת לא תעלה יפה, זו השיטה שאולי שאשתמש בה.

Google Keep

לא חשבתי על זה עד שקראתי על כך במהלך המחקר שערכתי, אבל יש כאלו שמשתמשים ב-Keep לניהול משימות, מה שעושה הרבה סדר, מאחר והמערכת מסתנכרנת עם היומן של גוגל, ואפשר להשתמש בתוויות ובצבעים על מנת לבנות את מערך העבודה הפרטי שלנו.

לחצו כאן למעבר למאמר שמסביר בדיוק איך לעשות את זה.

לא בחרתי: אני שומר בגוגל Keep את רשימות הספרים שלי ומקורות להשראה, ובמערכת החדשה אני רוצה להישאר ממוקד משימות.

Hector

הפיצ׳ר הכי טוב בפלפורמה הזו היא העובדה שהכל נמצא במסך אחד. האפליקציה נבנתה על ידי פרילאנסר למען פרילאנסרים בתוך 30 יום, כי הוא היה צריך אותה לעצמו. המבנה שלה מאוד פשוט. אפשר לראות את רשימת המשימות שאתה צריך לבצע באופן חד פעמי, ואת רשימת הפרויקטים שמסתדרים אוטומטית לפי תאריכים. מה שהכי אהבתי בה זה הפשטות וקלות התפעול שלה. היא חינמית בינתיים.

לא בחרתי: או שכן. בעצם ברור שבחרתי בה!

Quire

עוד אפליקציה חינמית שמתאימה לפרילאנסרים (איך היא בחינם?!). יש בה את האופציה לסדר רשימות, אבל גם לעבוד עם אנשי צוות נוספים (מה שמלחיץ אותי). הפילוסופיה שלהם היא די פשוטה: לבנות היררכיה של משימות, תתי-משימות ותתי-תתי-משימות, ובכל יום לבחור על מה אתה הולך לעבוד באותו יום. מה שאהבתי זו האפשרות לנתח נתונים על ידי גרפים וכו', ושהבנייה שלה מונחית אפליקציה ולא מחשב.

לא בחרתי: הדרישה שלי למשהו פשוט ומינימליסטי מאוד גבוהה, ופה יש מעל מסך אחד.

Ike – To-Do List

שיטה שפועלת לפי הפילוסופיה לביצוע משימות של נשיא ארה"ב אייזנהאוור, זה הולך ככה:

חלוקת טבלה ל-4 לפי דחוף ולא דחוף, חשוב ופחות חשוב, מה שיוצר לנו טבלה מאוד ספציפית של הסדר בו עלינו לסדר את המשימות שלנו. כאשר משהו הוא גם חשוב וגם דחוף – מבצעים אותו היום או מחר. כדאי להשתמש בטיימר כדי להספיק כמה שיותר מהן בזמן קצר. כאשר משהו הוא חשוב אבל אינו דחוף, זו משימה שאותה מתזמנים לעתיד הקרוב, קרי במשך השבוע (כמו ספורט או פרויקט ארוך טווח). כאשר משהו הוא דחוף אבל פחות חשוב (כמו פגישה או משימה שלא תקדם אותך), לכך יש למצוא פתרונות חלופיים (כמו לסגור אותם במייל או שיחת טלפון, או להציע פתרון אחר). החלק האחרון הוא דברים שאינם דחופים ואינם חשובים (כמו משחקי מחשב או יוטיוב), אותם לא עושים עד שמסיימים את כל השאר.

לא בחרתי: זו נראית שיטה לניהול עומסים, ופחות לניהול שוטף. בנוסף, התיאוריה נחמדה אבל מתפרסת על פני ארבעה מסכים, ואינה חינמית לגמרי.

Taskboard

אפליקציה פשוטה שעובדת על מסך אחד ומחולקת ל-3 קטגוריות: To-do, Doing, ו-Done. האפליקציה נראית כמו Trello, אבל הרבה יותר מופשטת. עבור פצועי Trello זו יכולה להיות חוויה מתקנת. ממה שראיתי, האפליקציה מתאימה יותר לכותבי תוכנה או לפרויקטים גדולים במיוחד. היא בנויה בקוד פתוח, כך שכל אחד יכול לשנות כרצונו. אין לה גרסת אתר, אלא תוכנה שצריך להוריד. מעצבן. פחות נוחה לאנשים שחיים בענן.

לא בחרתי: העיצוב שלה לא נעים לעין, ושיטת הכרטיסיות של Trello תמיד היית מדי מורכבת עבורי.

Solo

בסטייל של Trello, בגרסה פשוטה כמו Taskbored ובעיצוב נקי יותר.

לא בחרתי: די ברור.

Monday.com

אם יש לך צוות קטן של פרילאנסרים שעובדים מרחוק, זאת האפליקציה בשבילך. עובדת בחלוקת משימות לפי צבעים, סופר אינטואיטיבית, מובנית לעבודה מהסמארטפון, מול המחשב, בבתי קפה ובדרכים. אפליקציה מדהימה! ייתכן שכאשר אעבוד בשת"פ עם פרילאנסרים נוספים, נשתמש בה.

לפני הסוף

בטח אתם מתלבטים במה אני משתמש (תופים בבקשה), אז זהו שלי נמאס והחלטתי לשלם על Skedpal, אפליקציה שהיא גם תוכנה, שאתה פשוט קובע לה את הזמנים בהם אתה רוצה לעבוד, את המשימות שיש לך והיא פשוט מסדרת לך אותם בסדר הכי יעיל שאפשר.

כמה כללים לניהול משימות ששמתי לעצמי, כדי להתנהל נכון:

  1. אף משימה לא נכנסת בלי תאריך יעד מוגדר.
  2. התוכנה מכילה משימות נטו. לא קבצים, לא השראה, לא רשימות. כל דבר שלא יכול להיות מסומן כבוצע בתקופת זמן קצרה, לא נכנס.
  3. לא מכניסים לשם משימות ביתיות, כי אז העסק והמשפחה יתערבבו זה בזה, וזה אף פעם לא כיף ולא נכון.
  4. על יד כל משימה רושמים את הזמן שהיא לוקחת. כיף לבצע בתוך שעה 19 משימות קטנות.

הגענו לסוף, היה ארוך ומייגע, אבל כתבתי את זה בשבילך – הפרילאנסר שמחפש. (מספיק לי אחד, כמו  שכבר אמרתי). אם הפוסט הזה עזר לך, בבקשה תמצא אותי, שלח לי הודעה, תשאיר תגובה או משהו, כדי שתהיה זה שנותן לי את הכוח לכתוב את הפוסט הבא שלי.

תודה לך!

רוצים לקבל עדכונים והשראה ערוץ הטלגרם של

שתפו את הפוסט הזה ב: ​

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on telegram
Share on email